Er du træt af alt det manuelle arbejde der ligger i at være selvstændig? Du bruger måske alt for meget tid på selv at bogføre alle dine udlæg, tage billeder af kvitteringer, holde styr på bookinger i kludrede excel-ark, følge op på betalinger osv.

 

Teknologien er konstant i udvikling, og der er flere og flere digitale værktøjer tilgængelige som med sikkerhed kan spare dig en masse tid, som du i sidste ende kan give retur til dine klienter.

 

Vi har samlet hvad vi syntes er de 10 bedste digitale værktøjer vi personligt kan anbefale, til at skære ned på det drænende administrative arbejde man møder som selvstændig behandler.

 

Agenda:

  1. Dinero – Regnskab, bogføring, momsafregning (nb. Lønsystem hvis kun én ansat)
  2. Salary – Det fuldautomatiserede lønsystem
  3. Pleo – Firmakort forbundet til regnskabssystem
  4. iZettle/MobilePay – Betalingsløsninger integreret med dit regnskab
  5. G-Suite – Email, Online Lagring, kalender, online konsultationer og meget mere
  6. Terapeutbooking – Booking, opfølgning og administrering af klienter
  7. Acrobat Reader/Billedfremviser – Undgå printeren med digital underskrift
  8. Mailchimp – Nem og direkte kommunikation med alle dine kunder
  9. Buffer – Hold styr på alle dine sociale medie-kanaler fra et sted
  10. Welldium – Organiser, saml og send dine anbefalinger til kosttilskud

 

1. Dinero – Regnskab, bogføring, momsafregning

 

Hvis du ikke allerede har et regnskabsprogram endnu, vil vi stærkt anbefale dig komme igang med Dinero. Det koster 235 kr ex. moms per måned, men tiden man sparer på bogføring, overblik, indberetninger, fakturering, m.m. er lynhurtigt tjent ind igen.  

 

Automatisering af regnskabet
Ved at registrere dine indtægter og udgifter og eventuelt afstemme med bankkontoen får du det bedst mulige overblik over din økonomi og samtidig mulighed for nemt at indberette til skat, moms og løn. Og hvis du har brug for hjælp har Dinero en yderst tilgængelig support som er åben fra 08:00-23:00 alle dage om året – så hvis dine hverdage er booket op med behandlinger kan du stadig få support i weekenderne.

Kvitteringer
Du kan nemt oprette udgifter via Dineros app, og tage billede af kvitteringen derigennem som efterfølgende bliver oprettet i regnskabet.

Løn
Hvis du skal udbetale løn til dig selv, kan dette også nemt gøres via Dinero som automatisk står for indberetningen til skat samt bogføringen. Hvis du har flere ansatte skal du bruge Salary.dk som vi går i dybden med i næste punkt.

Årsregnskabet
Yderligere kommer du også til at spare en masse penge på revisorregningen ved årsregnskabet, da Dinero først og fremmest gør regnskabet hurtigere at lave pga. overblikket, men også da Dinero har revisorer tilknyttet som er specialiserede i at lave regnskabet ud fra Dinero.

Integrationer
Dinero er integreret med Terapeut Booking, Pleo og iZettle/MobilePay som gør at alle dine udgifter, faktureringer, betalinger m.m. bliver automatisk oprettet i din regnskab.

Pris
Som nævnt tidligere koster det 235 kr ex. moms per måned for Dinero Pro som giver adgang til de funktioner vi har nævnt ovenfor. Man kan også vælge at betale årligt, hvorefter prisen så vil være 197 kr ex. moms per måned

Dinero har også en gratis version hvor man har adgang til de basale regnskabsfunktioner. Her kan man dog ikke uploade bilag, lave bankafstemning, lave integrationer (se ovenfor) m.m.

 

2. Salary – Det fuldautomatiserede lønsystem

Hvis du skal udbetale løn til flere end dig selv, vil vi anbefale dig Salary. Først og fremmest for at spare tid ved at automatisere processerne, men vigtigst af alt, at undgå fejl ved registreringer og manglende indberetninger (heriblandt nul-indberetning) til skat, pension, ATP og ferie som gøres automatisk.  

 

Timelønsansatte
Hvis du har timelønsansatte har Salary sin egen app som dine ansatte kan bruge til registrering af timer, fravær og kørsel.

Integrationer
Salary har alle nøglefunktioner du kan forestille dig indenfor løn i et nemt og overskueligt interface, og så er det selvfølgelig integreret med Dinero fra forrige punkt, så det automatisk bogføres korrekt i dit regnskab.

Pris
Du skal bruge Salary’s basispakke som koster 19 kr ex. moms per lønseddel for at få adgang til Dinero integrationen. Salary har også en gratis version som kan bruges ved 1-3 medarbejdere. Her skal man bogføre manuelt og har ikke adgang til integrationerne ovenfor.

 

3. Pleo – Firmakort forbundet til regnskabssystem uden besvær med kvitteringer

Hvis du har flere ansatte som oftest skal lave udlæg, eller du oplever hovedpinen forbundet med deling af betalingskortet, indsamling af kvitteringer og udfyldning af udgiftsrapporter så er Pleo det helt rigtige til dig.  

Med Pleo kan du give dine medarbejdere et virtuelt og/eller fysisk kort til køb af ting de har brug for til arbejdet. Dine medarbejdere skal så selv stå for at bogføre alle deres udgifter via Pleo’s hjemmeside eller appen, som drastisk skærer ned på de drænende manuelle processer ved bogholderiet. 

 

 

Pris
Pleo koster fra 50 kr  ex. moms / måned per bruger for op til 5 medarbejdere, som giver fysiske og virtuelle kort til dig og dit team. 

 

Integrationer

Pleo er selvfølgelig integreret med Dinero, så alle dine og dine medarbejders udgifter bliver automatisk bogført i dit regnskabsprogram, inklusiv kvitteringer!
Yderligere, hvis du bruger Gmail, kan Pleo automatisk indhente kvitteringer fra dine online køb.

 

4. iZettle/MobilePay – Betalingsløsninger integreret med dit regnskab

 

Hvis du har en fysisk klinik eller tager ud til klienter for behandlinger vil det give rigtig god mening at have mulighed for at tage imod direkte betaling via iZettle eller MobilePay i stedet for at følge op over e-mails og bankoverførsler. Vi har taget begge betalingsløsninger med i dette punkt, da der kan være klienter som ikke bruger MobilePay. 

 

iZettle

Hvis du har mange udenlandske klienter, eller andre som ikke har MobilePay, vil vi anbefale iZettle til at modtage betalinger fra dine klienter. iZettle kan tage imod alle gængse kort, herunder Visa, MasterCard og American Express. Du kan endda modtage betalinger med Samsung Pay, Apple Pay og Google Pay.

iZettle er en mobil betalingsterminal til kort (+kontaktløs) og kontante betalinger for dine behandlinger. Du kan derfor nemt tage betalingsterminalen med ud til behandlinger ude hos klienterne. 

Man bruger iZettle appen på sin telefon for at betjene terminalen. 

 

 

Funktioner
Man kan nemt tage imod kort og kontantbetalinger via iZettle. Som noget helt nyt kan man også generere betalingslink via iZettle som er et engangs-link du kan sende til din kunde via SMS, Messenger, Whatsapp eller E-Mail så kunden kan betale for din behandling (eller produkter) online. Du modtager en bekræftelse når kunden har betalt. 

Kvittering
Hvis en klient ønsker en kvittering for behandlingen eller køb af produkter, kan man via sin iZettle app sende kvitteringer via e-mail. Man kan også nemt finde gamle betalinger, og sende kvitteringer fra tidligere behandlinger.  

Pris
Selve terminalen koster 199 kr ex. moms som engangsbeløb og så tager iZettle 1,95% i gebyr for alle kortbetalinger efterfølgende.  

Integrationer
iZettle er integreret med Dinero, så alle betalinger fra dine klienter bliver automatisk bogført i dit regnskab. 

 

MobilePay

Over 4 millioner danskere bruger MobilePay, så hvis du ikke har udenlandske kunder eller din bank ikke er en partnerbank med MobilePay, så vil dette være den billigste betalingsmåde for dig. 

 

 

 Funktioner
Med MobilePay MyShop kan du nemt tage imod betaling som dine klienter kan betale via deres MobilePay app på telefonen. Klienterne skal selv indtaste beløbet for behandlingen og overføre til din konto via en QR kode, dit telefonnummer eller en forkortet butiks-kode på 6 cifre.  

Pris
Det koster 999 kr ex. moms i oprettelse og 49 kr ex. moms / måned og derefter koster det fra 0,75 kr ex. moms per transaktion hvis man har mellem 1-1.999 transaktioner årligt. Prisen pr. Transaktion falder hvis man har flere, du kan se deres fulde prisstruktur her.  

Integrationer
MobilePay er integreret med Dinero, så alle betalinger fra dine klienter bliver automatisk bogført i dit regnskab. 

 

5. G-Suite – Email, Lagring, Kalender og meget mere

Der er mange fordele ved at skifte din online lagring, e-mail og kalender over til G-Suite, og vi vil herunder prøve at afdække de programmer/funktioner som kan have størst betydning for din kliniks funktionalitet, professionaltiet og klientsikkerhed.


Alle funktionaliteter er selvfølgelig også tilgængelige via din telefon, så du altid kan hive dokumenter, bookinger, informationer om klienter m.m. frem fra lommen på hvilket som helst tidspunkt.

 

Forbind dit domæne med email
G-Suite er ekstra relevant for dig, hvis du ikke allerede har dit eget domæne med email (www.klinik.dk // [email protected]). Med G-Suite Gmail kan du nemt forbinde dit domæne med Gmail så du får din egen e-mail adresse (f.eks. [email protected]), som giver ekstra troværdighed når du kommunikerer med dine klienter.  

Gmail
Sammen med G-Suite medfølger også Gmail som udover sine mange standardfunktioner, åbner op for et væld af “plug-ins” som kan hjælpe dig med alt fra strukturering af e-mails til automatiske opfølgninger på ubesvarede e-mails. Hvis du har eller har planer om at få medarbejdere kan man også nemt oprette en G-Suite bruger med tilhørende personlig e-mail på under 1 minut.  

Kalender
Google Calendar er en no brainer hvis du i forvejen bruger Gmail. Kalenderen sættes nemt op med dine ansattes/kollegaer og er velintegreret med Gmail til mødeindkaldelser/booking. 

Drive
Med en G-Suite bruger får man ubegrænset online lagring i G-Drive og mulighed for at arbejde flere personer online i de samme dokumenter. Dette kan for eksempel give værdi hvis man bruger et google sheet (excel ark) til at holde styr på frokostordningen, så kan alle ansatte selv gå ind i det samme master dokument og redigere.  

Og så er det ellers bare at begynde at arbejde online med alle dokumenter, så man sparer printeren og “papirarbejdet”.  

Papirløst og optimerede processer
Forøg din klient-tilfredshed ved at streamline dine processer med G-Suite. Vi vil stærkt anbefale at man benytter sig af Google Forms til at have alle klienter til at udfylde en online formular, som automatisk ryger ind i dine Google Sheets hvor du og dine ansatte nemt kan se et samlet overblik over al dataen på klienterne.

Yderligere kan man også bruge Google Docs og Google Slides som i bund og grund er Word og PowerPoint bare i online form, hvor man har adgang til sine dokumenter 24/7 online og man kan arbejde sammen i samme dokument på samme tid. Yderligere kan man lave kommentarer til hinandens arbejde samt dele dokumenterne nemt via link eller email til sine medarbejdere eller klienter. 

 

Online konsultationer
Hvis du har klienter der er utrygge ved Corona situationen, eller har klienter langvejs fra, kan du med stor fordel benytte dig af G-Suites Google Meet hvor du kan tage dine konsultationer online – selvfølgelig underlagt de strengeste krav i forhold til sikkerhed (mere om dette nedenfor). Med Google Meet kan man nemt dele sine online dokumenter og billeder eller bruge skærmdeling til at vise dine klienter rapporter og dokumenter.

 

 

Sikkerhed
Du kan hvile trygt i at alle dine klienters e-mail korrespondancer, online møder, informationer og dokumenter m.m. du lagrer i Drive overholder markedets højeste sikkerhedsstandarder. Yderligere kan man nemt ansøge om en HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) compliance via G-Suite som understøtter denne. 

 

Pris
For ubegrænset online lagring koster G-Suite pakken 12 USD pr. bruger per måned. Hvis man ikke regner med at bruge mere plads end 30 GB, kan man slippe afsted med 6 USD pr. bruger per måned. Alle nævnte programmer såsom Google Meet, Slides, Docs, Sheets er gratis og inkluderet i G-Suite pakken. 

 

Integrationer
G-Suites programmer er bl.a. Kompatibelt med Terapeutbooking og Pleo fra denne guide. Mulighederne mellem G-Suites egne programmer og eksterne er uendelige, men vi har så vidt muligt prøvet at afgrænse os til det mest relevante for dig som behandler.

 

6. Terapeut Booking – Booking, opfølgning og administrering af klienter

Hvis du ikke ønsker at bringe for mange forskellige systemer i brug, har Terapeut Booking lavet en skræddersyet løsning til behandlere som man kan integrere på sin hjemmeside, eller bruge via Terapeut Booking’s hjemmeside. Terapeut Booking samler booking, betaling, fakturering, opfølgning og lagring af data et samlet sted.

Terapeut Booking er et online bookingsystem, der giver dig mulighed for at sætte din hverdag som terapeut og behandler i system. 

Med Terapeut Booking system bliver processen for den administrative del af behandlingen forenklet for både dig og dine klienter, og uanset om det drejer sig om betaling, tidsbestilling eller indberetning til Sygeforsikring “danmark”, får du gennem deres system tid og rum til at koncentrere dig om det, som er vigtigt for dig og din klinik. 

 

Funktionaliteter

 Terapeutbooking afdækker alle de essentielle behov som behandlere møder i deres dagligdag. 

  • De har et online booking system så dine klienter selv kan booke tid direkte ind i den kalender
  • Du kan sende gratis SMS påmindelser til dine kunder (eller via email)
  • Oprette og administrere fakturaer til klienter
  • Automatiske indberetninger til Sygeforsikringen “danmark”
  • Du kan oprette events / hold med tilhørende tilmeldingsformular
  • Tage imod online betaling med EasyPay
  • Oprette og lagre journaler på dine klienter online på et sikkert krypteret system som lever op til GDPR

Yderligere har du også adgang til en lang række apps via Terapeut Booking, såsom videokonsultation, rabatkoder, gavekort og meget mere.

 

Pris
Man kan prøve Terapeutbooking gratis op til 2 klienter. Herefter koster det fra 199 kr ex. moms / måned.

Integrationer
Terapeutbooking er kompatibelt med Google, Dinero, MailChimp, Facebook Login og Sygeforskringen “danmark” (og meget mere) så du kan automatisere dine arbejdsgange indenfor bogføring, booking og indberetning. 

 

7. Acrobat Reader/Billedfremviser – Undgå printeren med digital underskrift

Som selvstændig behandler skal man løbende underskrive mange dokumenter, alt fra medarbejder kontrakter til juridiske dokumenter på virk.dk. Det tager oftest meget lang tid at printe, underskrive og derefter scanne, men det er faktisk muligt at gøre det digitalt.  

Mac computer
Hvis du bruger en Mac computer kan du åbne det .pdf dokument du skal underskrive i programmet “Billedfremviser”. Du kan se billede nedenfor hvordan, eller følge denne guide.  

 

  

Windows computer
Hvis du bruger en windows computer kan du underskrive .pdf dokumenter gratis med programmet “Acrobat Reader”. Her kan du følge denne guide.

  

8. MailChimp – Nem “masse”-kommunikation med dine klienter

Man siger at 100% af ens fremtidige omsætning kommer fra 80% af sine eksisterende kunder. Det er derfor en rigtigt god idé at igangsætte nogle initiativer for at holde fast på sine eksisterende kunder – og det nemmeste og ligetil måde er gennem nyhedsbreve.  

Hvis du ikke allerede har et nyhedsmail system sat i værk, vil vi anbefale dig MailChimp da det er det mest brugervenlige system på markedet.  

 

  

Funktioner
Med MailChimp kan man først og fremmest sende nyhedsbreve ud til sine “subscribers” så ofte man vil. De har et nemt og overskueligt interface så du selv kan få dine emails til at se meget professionelle ud, de har også et hav af templates til at vælge imellem. Derudover har de automations, som kan bruges til at automatisk sende nye “subscribers” email når de skriver sig op til din liste.   

Pris
Den anden grund til vi vil anbefale MailChimp er at hvis man har under 2000 email kontakter er det gratis. Herefter koster det 10 USD / måned. 

Integrationer
MailChimp kan bruges via Terapeutbooking og hvis du har en webshop i forbindelse med din klinik er MailChimp også integreret med de fleste e-commerce løsninger så du nemt kan linke dine produkter i nyhedsbrevene. 

 

9. Buffer – Hold styr op alle dine SoMe kanaler

Hvis du er aktiv på de sociale medier, og bruger mere end en platform vil vi anbefale dig Buffer til at spare tid ved at lave opslag. 

(Hvis du slet ikke bruger sociale medier eller kun bruger én platform vil vi dog også anbefale dig at oprette en ny konto på f.eks. Instagram og/eller Facebook da det er en nem og gratis måde at nå ud til flere potentielle kunder).

Med Buffer kan du visuelt planlægge og poste dine sociale medie-opslag alt sammen fra en platform af. For eksempel kan du planlægge at der skal postes omkring et specielt Fars-dag tilbud på en søndag – Både på Instagram og Facebook. Det kan du så planlægge inde i Buffer i hverdagene, som automatisk poster for dig i weekenden – så du kan holde fri når du har fri.  

Pris
Man kan prøve en gratis 14-dags prøveperiode med alle funktionaliteter, og herefter kan man downgrade til deres gratis version som lader dig styre 3 sociale medier med 10 planlagte posts om måneden som nok vil dække de fleste behov. Hvis man overstiger dette koster det fra 15 USD / måned.

 

10. Welldium – Saml og lav dine anbefalinger af kosttilskud til dine klienter ét sted

Hvis du eller dine medarbejdere arbejder med kost og ernæring og anbefaler kosttilskud til klienter som en del af behandlingen, vil vi varmt anbefale at prøve Welldium.

Welldium er en online platform som samler alle dine foretrukne kvalitetskosttilskud et sted. Servicen er lavet til behandlere og deres klienter, hvor du som behandler nemt kan lave en anbefaling af kosttilskud og sende til din klient. Din klient kan efterfølgende købe de anbefalet kosttilskud med et enkelt klik, og får leveret de købte kosttilskud lige til døren. 

 

Funktioner
Som behandler kan man give sin klient op til 20% rabat ved købet, eller også kan man vælge at modtage kommission selv. Man kan vælge imellem et hav af forskellige brands af kosttilskud fra Danmark og udland, så man er sikker på man kan finde præcist de kosttilskud, som ens klient har behov for. Når man sender anbefalingen til sin klient via email. sms eller WhatsApp, kan man også tilføje kommentarer til produkter, såsom doseringsinstruktioner eller relevante oplysninger. Du har derfor den fulde kontrol for at sikre din klient følger dine råd som i sidste ende vil give det bedste resultat for klienten.  

 

 

Pris
Welldium er helt gratis at bruge, og man skal blot tilmelde sig via dette link, hvorefter man skal forhåndsgodkendes som behandler før man kan bruge servicen.

 

Er du klar til at optimere din klinik?

Før du kaster dig ud i en masse nye digitale værktøjer skal du gøre op med dig selv hvilke funktioner der er essentielle for netop din klinik og dit behov – Altså hvad der er “Nice-to-have” og “Need-to-have”, for det kan være en stor omvæltning og en stor udfordring at implementere 5-10 nye værktøjer på én gang.  

På den anden side, hvis du har tiden til det kan det på længere sigt også være meget gavnligt at sætte alle de essentielle værktøjer op på samme tid, da de fleste systemer integrerer med hinanden og strømliner de fleste processer i din klinik.

Man skal nok regne med at bruge et par timer på opsætning og læring af hvert værktøj i ovenstående liste, så det kan være en stor mundfuld. Dog skal man altid tænke over, at den tid kan man få lynhurtigt tilbage når alle ens processer bare spiller 🙂 

 

Vi hjælper gerne

Vi har stor erfaring med at hjælpe store som små klinikker og praksisser med at optimere deres systemer og arbejdsgange. Så hvis du har behov for at få gennemgået dit nuværende setup, og få vores bud på hvor du kan optimere (og med hvilke systemer) kan du booke en gratis 10-minutters konsultation med en af vores eksperter. Book et møde her (email).